Organisationsdesign mit der RACI-Matrix

Dein Unternehmen wächst, neue Bereiche kommen dazu. Das Produkt verändert sich und damit auch die Prozesse. Neue Strategien und neue Kunden verändern das Geschäftsmodell. Das können alles durchaus positive Entwicklungen sein: Dein Unternehmen ist lebendig und es tut sich etwas.

Vor allem in Wachstumsphasen, gelingt es jedoch oft nicht, Verantwortlichkeiten, Prozesse und Informationsfluss mitzuentwickeln. Dazu ist der Alltag einfach zu voll. Die formal festgelegte Organisation wird immer weniger passend. Leute finden Workarounds, um Dinge doch erledigt zu bekommen. Es bildet sich eine informelle Organisation heraus.

Irgendwann versuchst du anhand von Prozessdarstellungen und Organigrammen einer neuen Kollegin zu erklären, wer was machen sollte und stellst fest: Was auf diesen Papieren steht, läuft in Wahrheit ganz anders. Da aber gerade im Wachstum ständig neue Leute dazukommen, wächst die Unklarheit in der Organisation. Und selbst wenn jeder glaubt, er weiß, wie der Laden läuft, geben doch zwei Personen ganz verschiedene Antworten auf die Frage: Wer macht hier eigentlich was?

Spätestens dann ist ein guter Zeitpunkt gekommen, wieder ein gemeinsames Verständnis von der Organisation zu schaffen. Und dafür ist die RACI-Matrix sehr praktisch.

Die RACI-Matrix verbindet Aufgaben mit Verantwortlichen. Sie legt fest welche Organisationseinheit in welcher Form an Arbeitsschritten in einem Projekt oder Prozess beteiligt ist.

Damit alle an einem Projekt oder Prozess Beteiligten verstehen, was ihr Beitrag ist und wie sie mit den anderen am besten zusammenspielen. Eure Zusammenarbeit wird dadurch effizienter, zielgerichteter und macht insgesamt mehr Spaß, weil ihr besser vorankommt.

In den Zeilen stehen Projekt- oder Prozessschritte und in den Spalten die beteiligten Organisationseinheiten. An den Kreuzungspunkten legt ihr fest, wie jeder an den einzelnen Schritten beteiligt ist.

• R für Responsible (verantwortlich für die Durchführung).
• A für Accountable (hat die Letztentscheidung bzw. Budgetfreigabe-Verantwortung). Es kann nur einen A pro Schritt geben.
• C für Consulted (muss um Rat bzw. Input gefragt werden)
• I für Informed (wird über den Verlauf bzw. Abschluss des Schrittes informiert)
• Manchmal kommt auch noch ein S für Support dazu (Mitarbeit). Dann heißt es RASIC.

Eine deutsche Variante ist z.B. DEMI (Durchführung, Entscheidung, Mitarbeit, Information).

1. Das Kick-off:
   Hole alle an einem Projekt oder Prozess Beteiligten zusammen in ein Meeting und erkläre dein Vorhaben, die Matrix, und was genau rauskommen soll.
   
2. Der Status-quo:
   Jetzt startet ihr los und sammelt Informationen darüber, wie es gerade wirklich läuft, welche Probleme, Ineffizienzen und Doppelgleisigkeiten auftauchen und stellt den IST-Zustand in einer ersten RACI-Matrix dar. Hier zeigt sich, wie unterschiedlich die Sichtweisen sind – und daraus entstehen manchmal schon recht hitzige Diskussionen.
3. Hypothesen bilden:
   Wodurch entstehen Probleme und Unklarheiten? Liegt es nur am fehlenden gemeinsamen Verständnis? Oder an widersprüchlichen Erwartungen an die Beteiligten? Oder an fehlenden Tools? Oder oder… Für diesen Schritt ist Expertise über Organisationsdesign und vor allem Organisationskultur sehr nützlich. Wenn ihr eine Reihe von brauchbaren Hypothesen habt, zieht ihr los und diskutiert diese mit anderen aus der Organisation.
4. Das Re-Design:
   Entwickelt eine neue RACI-Matrix immer in einer bereichsübergreifenden Gruppe. Alle Gruppenmitglieder können ihre diversen Perspektiven und Interessen einbringen und helfen als Botschafter beim Umsetzen in ihren Organisationseinheiten. Selbst wenn ihr zunächst länger diskutiert, die Zeit spart ihr im Alltag jedenfalls wieder ein. Eure Hypothesen werden wahrscheinlich zeigen, dass nicht alle Probleme allein durch klar verteilte Verantwortungen lösbar sind. Ihr braucht flankierende Maßnahmen, die die Reorganisation stützen (z.B. neue IT-Tools, andere Prozesse anpassen, Entlohnungsschema ändern, kulturelle Veränderungen, Personalwechsel).
5. Umsetzung:
   Jetzt geht es darum alle anderen in deiner Organisation für die neue Form der Zusammenarbeit zu gewinnen. Im Roll-out der RACI-Matrix werden bestimmt noch einige Stolpersteine auftauchen. Aber mit einer gut abgestimmten RACI-Matrix, werdet ihr Strukturen und Prozesse immer schneller und treffsicherer an die Entwicklung des Unternehmens anpassen.

Oft wird eine RACI-Matrix im stillen Kämmerlein gemacht und landet dann dort in der Schublade. Der große Mehrwert unseres Prozesses liegt darin, dass Teilnehmer und Teilnehmerinnen aus sehr unterschiedlichen Unternehmensbereichen ihre Sichtweisen austauschen und ein gemeinsames Bild entwickeln. Das erhöht das Verständnis bei allen Beteiligten und ihre Bereitschaft den Prozess auch wie vereinbart zu leben.

Die Methode RACI-Matrix ist relativ einfach erklärt. Aber Organisationen sind komplex und so kann es bei der Entwicklung einer neuen RACI-Matrix eine ganze Reihe von Stolpersteinen geben. Gerne können wir dir darüber persönlich mehr erzählen.

Schreib uns, was deine Organisation herausfordert: