Komplexes Geschäftsmodell in der Organisation verankern
Alles läuft super in der Organisation. Doch die Resourcen werden knapp, denn die Prozesse sind unscharf und der personelle Aufwand steigt.
Komptech
Die Herausforderung
Redesign des Zusammenspiels von Abteilungen bei der Prozessorganisation von Anlagenprojekten.
Das Ergebnis:
Ein neuer Arbeitsfluss für Anlagenprojekte, den alle Projektbeteiligten verstehen, mittragen und auf das jeweilige Projekt flexibel anpassen.
Ausgangslage:
Komptech ist ein hochgradig innovatives Unternehmen in der Umwelttechnikbranche. Ihre Maschinen zur Behandlung von Abfall und Biomasse sind state-of-the art in der Industrie. Dabei unterscheidet das Unternehmen zwischen mobilen und stationären Maschinen als auch kompletten Anlagen. Das Hauptgeschäft bilden mobile Maschinen, der Bereich Anlagenbau nimmt jedoch stark zu und ist von einer hohen Komplexität geprägt, weil meist nicht nur eigene Produkte, sondern auch Komponenten von externen Firmen aus unterschiedlichsten Bereichen und Regionen involviert sind.
Anlagenprojekte sind sehr kundenspezifisch und daher individuell zu planen. Sie lassen sich nicht ohne Weiteres mit denselben Prozessen abwickeln, wie das Produktgeschäft von Mobilmaschinen. Dies stellt die Organisation meist vor großen Herausforderungen. Wie kann also eine Organisation für dieses Geschäftsmodell aussehen?
Wie können die Mitarbeiter ihre Erfahrungen auch für dieses Geschäftsmodell gut einbringen?
Wie kann man den Ablauf solcher Projekte optimieren und in einen zukunftsorientierten Prozess überführen?
Gemeinsames VerständnisJochen Mandl (interner Leiter des Veränderungsprojektes)„Die Herausforderung war, alle Leute in der Prozesskette auf einen gemeinsamen Wissensstand zu bringen und für das Anlagenprojekt zu begeistern sowie herauszufinden, wie wir das Staffelholz durch den Prozess zu bringen.“
Erste Schritte:
Nach ersten Sondierungen haben wir Vertreter aller Bereiche für einen Kick-off-Workshop zusammengebracht. Die Teilnehmer haben Projektbeispiele analysiert und viele Erkenntnisse gewonnen. Erstaunlich war, wie unterschiedlich Rollen, Abläufe und Informationsfluss in den Projekten gesehen wurden. Daraus haben die Beteiligten erste spannende Hypothesen entwickelt und in den darauffolgenden Wochen im Unternehmen diskutiert.
Das Veränderungsprojekt:
Der nächste Workshop war der Konzept-Workshop. Wir haben auf Basis der Resonanz zu den Hypothesen eine erste DEBI-Matrix entwickelt. DEBI steht für Durchführung, Entscheidung, Beratung und Information und ist eine deutschsprachige Variante der RACI-Matrix. Das sollte den IST-Zustand in Projekten von Komptech abbilden. Wer hat welche Verantwortung? Wann und wie werden Informationen weitergegeben? Wie sind eigentlich die genauen Schritte im Prozess? Unterschiedliche Meinungen, intensive Diskussionen - allein schon sich über ein gemeinsames Bild der aktuellen Situation zu einigen, war ein harter Weg. Aber auch ein sehr erkenntnisreicher!
Der entscheidende UnterschiedEwald Konrad, Projektsponsor und Sales Director bei Komptech„Wir hatten eine große Teilnehmerzahl im Workshop und manche haben sich gefragt: Warum bin ich da dabei? Die Schwierigkeit war, deren Aufmerksamkeit zu bekommen. Das ist gut gelungen, als wir die Komplexität der Anlagenprojekte mit der DEBI-Matrix sichtbar gemacht haben.“
Dann ging es weiter in den interdisziplinären Teams: Prozesse gerade ziehen, Tools testen, das Projekt-Kick-off designen, die Kultur erforschen.
„Interdisziplinäres Zusammenspiel ist entscheidend, damit ein Anlagenprojekt erfolgreich abgewickelt wird. Das beginnt schon bei der Angebotslegung und setzt sich fort im Kick-off und allen weiteren Projektschritten. Darum haben wir auch im Veränderungsprojekt in interdisziplinären Teams gearbeitet.“ (Ewald Konrad)
Im folgenden Umsetzungsworkshop haben wir eine SOLL-DEBI-Matrix entwickelt. Die Forschungsteams wurden aufgelöst und als Umsetzungsteams neu konstituiert. Jedes dieser Teams hatte einen klaren Auftrag, den neuen Arbeitsfluss in den anstehenden Anlagenprojekten zu verankern.
Ergebnisse:
Schritt für Schritt sind die Veränderungen implementiert worden und haben ihre Wirkung in der Organisation gezeigt:
- Eine Hand weiß, was die andere tut: Sales versteht Herausforderungen der Produktion, Projektmanagement erkennt Auswirkungen von frühen Projektentscheidungen für Customer Service…
- Informationsfluss gelingt: nach einem gut vorbereiteten Kick-off Meeting mit allen Beteiligten kennt sich jeder aus und weiß, was zu tun ist.
- DEBI – Chart definiert: der Arbeitsfluss steht und muss nur mehr für einzelne Projekte angepasst werden
- Neue Kommunikationsformate fertig: vor allem Online-Zusammenarbeit wurde etabliert, was sich in der folgenden COVID-19 Pandemie als großer Vorteil erwies.
MindsetJochen Mandl„Besonders entscheidend war das Thema Mindset: Wir haben bereits mehrere Projekte in Ghana, über unterschiedliche Standorte abgewickelt. Es klappt nun gut, die Aufgaben überall mit der gleichen Herangehensweise zu lösen. Die Einstellung und Art wie wir mit Projekten umgehen, hat sich verändert.“
Entscheidend für den Erfolg der Arbeit waren:
- Interdisziplinäre Zusammensetzung der Workshops und der Forschungsteams mit den richtigen Leuten
- sehr saubere und engagierte Steuerung der internen Projektleitung
- Fokus auf Muster im Zusammenspiel statt auf Beschuldigung Einzelner
- Einbinden der Kollegen und Kolleginnen im ganzen Unternehmen durch die Forschungs- und Umsetzungsteams.
Unser PartEwald Konrad„Der methodische Aufbau von Rudl und Schwarm, in Schleifen und mit Hypothesen zu arbeiten war hilfreich. Dadurch haben wir ständig probiert, getestet, gelernt und verbessert.“
Mit Komptech verbindet uns von Rudl & Schwarm schon eine lange, aufregende und schöne Partnerschaft. Auf dieser Basis gelingen Veränderungsprojekte besonders gut. Dafür möchten wir uns auch bei Komptech bedanken (und aktuell besonders bei Jochen und Ewald für die Mitarbeit an diesem Fallbeispiel).
Willst du mehr über diesen Ansatz erfahren? Lies unseren Artikel über die Methode RACI-Matrix. Und schreib uns ein paar Zeilen, welche organisatorischen Herausforderungen deine Organisation bewegen!
